Evitar el síndrome del "esclavo del correo electrónico" en el trabajo

A día de hoy el uso del correo electrónico en el puesto de trabajo se ha convertido en algo habitual e incluso imprescindible cuando se trata de empleos administrativos, ejecutivos, comerciales,...

El uso de e-mails a nivel empresarial se extendió con el fin de proporcionar una herramienta que agilizara los procesos de tramitación y comunicación para los trabajadores; es decir un factor clave para aumentar la producción y hacer más cómodo el día a día de asalariado y empresarios.

Sin embargo, en los últimos tiempos, para la mayoría de sus usuarios llega un momento en que si no ponen orden en su correo electrónico se sienten desbordados, disminuyendo la producción laboral debido a la amplia cantidad de tiempo necesaria para mantener su buzón. La situación es tal que muchos trabajadores se sienten esclavos del correo electrónico. Para muchos, el número de correos que reciben a lo largo del día es tan alto que incluso se angustian sólo de pensar en estar varios días sin poder gestionar el correo (por haber salido de viaje, por averías técnicas,...). ¿Cuántas veces habré oído eso de “me he pasado media mañana limpiando la bandeja de entrada“? Y es que abrimos y nos encontramos con:

• Correos que van dirigidos a nosotros
• Correos en los que estamos en copia
• Correos de "spameo"
• Correos privados que nos llegan a la cuenta corporativa
• ...

Por todo eso debemos considerar que el correo electrónico es uno de los principales ladrones de tiempo de las jornadas laborales. Y para evitarlo hay que reflexionar en que el correo es una herramienta pensada para ayudarnos en la gestión de nuestro trabajo y no se debe convertir en un trabajo en sí mismo.

Para corregir este problema se deben seguir ciertas pautas. Tanto empresas como usuario deben hacer un uso inteligente del correo electrónico. Ya es una cuestión más cultural que tecnológica. Algunos de los consejos a seguir son:

• No realizar lectura rápida y somera del correo por no poder leerlos detenidamente. Acaba conviertiendose en una pérdida de tiempo porque en la mayoría de ocasiones es necesario releerlos más adelante minuciosamente.
• Evitar el envío de correos del tipo "aquí está el documento, revísadlo".Se debe avisar el motivo concreto en el "Asunto", por ejemplo: "Revisad el documento para que pueda ser entregado al cliente". Y para aquellos que sólo disponen de unos minutos intentar crear un resumen de dicho documento en el encabezado.
• Una de las cosas más comunes cuando se tiene correo electrónico de empresa es que comencemos a facilitarla a nuestros contactos, convirtiéndose en un referente de nuestra persona y permitiendo que así sea. Pero se debe tener en cuenta un dato, ¿a quién pertenece la cuenta de correo electrónico a la empresa o al trabajador?. Es una vieja cuestión que necesita mucha formación para usuario y empresarios.
• 
  Es importante no mezclar el correo privado con el corporativo. Mantener en distintos planos la vida laboral y la personal es fundamental. Además, por lo general al mezclar ámbitos privados y de trabajo acabamos recibiendo fotos, vídeos, chistes,... que una vez que tenemos en el correo de la oficina muchas personas reenvían a su vez al resto de compañeros. Cada uno sabe que tipo de relación lleva con sus compañeros, pero dado que rara vez se utiliza la copia oculta luego acaba llegando, no se sabe como, a la dirección de tal o cuál responsable al que no le ha parecido tan gracioso. Por otro lado, esto también genera un importante spam interno y, conforme se extiende por la organización el mismo chiste, nos puede llegar 2 o 3 veces de distintos compañeros.
• Hay que evitar la pérdida de tiempo continua por la actividad en nuestro correo. No se trata de evitar recibir correos a lo largo del día, sino que cuando los recibimos seguramente dejaremos la tarea que estamos realizando para abrirlos. Hay que ser razonable con este tipo de distracción.
• Es fundamental que la empresa proporcione herramientas técnicas que ayuden a gestionar y administrar el correo ágilmente.
• Es habitual, en relación al punto anterior, que los "esclavos del correo" demandan un móvil que permita gestionar el correo electrónico. De esta manera intentan aprovechar los tiempos muertos en salas de espera de aeropuertos, clientes, etc. En la mayoría de ocasiones es un error porque sólo se consigue fomentar el uso y abuso del correo.
• En la empresa se ha de tener en cuenta que cada nuevo trámite a realizar provoca que aumente el número de e-mails. Por ello se han de incorporar los estrictamente necesarios y mantener una organización racional.
• En muchas ocasiones nuestra dirección de correo empresarial acaba filtrada a través del reenvío de un reenvío de correo y a partir de aquí empezamos a recibir correo basura. Es importante evitar el spam (usando filtros, antispywares,...).
• El botón de reenviar a todos los contactos o a la lista de correo de la oficina debería tener una confirmación.
• En ocasiones, la empresa cree que el correo corporativo es de su propiedad y puede verse tentada de acceder al contenido de correos que de ámbito privado del usuario. Aunque el correo sea propiedad de la empresa, acceder al contenido de los mismos es una cuestión legal complicada. Simplemente con saber que se está utilizando para el ámbito privado ya sería motivo de sanción, no es necesario que se abran dichos correos para saber su contenido.

Se podrían seguir enumerando consejos para el usuario y la empresa que ayudaran a un mejor uso del correo, pero todos llevan al mismo lugar. Utilizar el sentido común y saber claramente dónde está el límite del uso y del abuso. En el trabajo hay que usar el correo electrónico para mejorar nuestro rendimiento laboral y no convertirnos en cautivos del mismo. 


Salu2,
elSant0

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